中南财经政法大学河南校友会2018年迎新活动策划点滴

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2018年1月20日下午，中南财经政法大学河南校友会2018年迎新活动在郑州东区雅文大酒店落下帷幕，这是2013年以来首次大型校友活动，三周前，河南校友会邀请我参与活动策划，在一个大雪纷飞的下午去执行秘书长朱学良公司的会议室开了第一次筹备会，后来又陆续开了三次筹备会，才把迎新活动布置完成，活动结束后，我个人对这次活动进行总结和回顾，供其他各地校友会活动参考。

一、策划思路：有目标，有思考，有担当
2017年元旦我有幸参加上海校友会“南舍申情”的校友活动，感觉很震撼，500多人竟然组织的这么有序，我暗中进行了学习，会后，我和上海的刘勇师兄、钱媛师妹见面进行了取经，刘勇师兄给我说：“一定要发动年轻校友的热情！”。
上海的严慧师姐说：“组织这个活动一定要做好分工和时间节点，如果没有执行力，最后所有事情都乱成一团了，还有就是多储备志愿者，因为本来约定的20个志愿者到活动现场可能会只有10个，谁都有突发情况。”


二、活动策划：有亮点  有创新  有想法
河南校友会制作新年祝福VCR

提前在校友群里预热活动信息，每天发活动筹备情况和亮点，预热氛围。提前把流程、节目单、抽奖奖品、嘉宾名单、分桌名单等信息发到校友群，让校友提前了解情况，都有哪些人参加，让校友有目的的认识想认识的人，校友会秘书处的领导分散到各个桌当桌长，老师兄当副桌长，新生和老生交叉坐，便于新生从点到面熟悉校友会。

在活动签到现场给单身校友建单身群，如果单身邀请进群，以后组织活动，满足校友们的交友需要。

发放我们由我们学校Logo的订制红围巾，上镜更出彩。

综上，策划活动要突出亮点、统筹兼顾。

三、筹备组的幕后花絮：有领导，有组织，有新人
先说说筹备组的背景儿，他们是活动的领导力量和中坚力量，没有他们就没有这次校友会的成功。
校友会名誉会长李道民先生
校友会会长张玉坤先生
执行会长王永光先生和李晴川先生
执行秘书长朱学良先生和傅晓钟先生
常务副秘书长崔秀英女士和孙继文先生
  

正因为领导们对本次活动非常重视，参与了活动具体的流程，在众多有能量的大咖面前，解决了一个又一个筹备工作中的难题。朱学良先生、傅晓钟先生、孙继文先生、崔秀英女士提前感到会场帮着筹划和实施。
但也涌现了肯负责有担当的新秀，比如乔寒师妹负责报名和分桌，不计繁琐，认真细致。

龙登涛师弟，负责物料采购和对接，辛苦跑腿无怨言。

张哲师妹修改稿子、发公众号、活动现场报道，文字材料很多都出自张哲。
活动当天还来了28个师弟妹，愿意为校友会提供现场志愿者，作为鼓励，我们准备在公众号推出志愿者“服务之星”评选，评选出热情、负责、专业、细致的志愿者，提供奖品鼓励，敬请期待，希望大家踊跃投票参选。
崔洪宇和郑淑杰校友热情提供主持服务。
惠章保校友提供平面设计、纸袋和精品服务。
陈万师弟提供主持人服装
王建知校友提供瑜伽节目
.........
赞助项目很多，不一一列举了，详见赞助商名单

四、活动现场：有分工，有合作，有激情
20号当天，筹备组和志愿者提前到酒店帮忙，朱学良秘书长和傅晓钟两位执行秘书长亲临酒店现场指导。

我先对志愿者进行了分工，大致分成了接待组、签到组、收费组、物料组、宣传组、舞台组、采购组、节目组、餐饮组礼仪组等，每一块确定负责人，然后志愿者认领工作分组。


上午忙了一上午，打印东西，吹气球，采购物料，接领导，学良师兄和晓钟师兄亲自来布置会场、指导工作，崔洪宇和郑好两位主持人也过来串词，共同解决了一些有争议的问题。
雅文厅9点就装好了舞台和大屏，上午有其他商家活动，下午2：30才开始给我们腾地方，服务员开始摆桌子，这个时候有的校友已经来开始签到了，专业摄影师也来了，部分演员也到了，还有和音响对接，调试音响，拷伴奏，换衣服，那一会儿特别紧张，晓钟师兄带着大家摆桌牌，学良师兄指导主持人串词，审核最后的分桌名单，舞台组的人开始布置气球，物料组的校友开始摆放水果、瓜子、糖，很快我们就进入了工作状态。










一次次的组织活动中我发现，在活动现场，找人是比较难的，找人的时候电话都不好使，所以最好提前分好工，分工的志愿者要时刻跟着负责人，不要跟丢。比如我负责舞台组，我就要求一个志愿者随时跟在我身边，有时候走不开，需要这位志愿者去传递信息，同时主持人身边也跟在一个志愿者，有什么事情，提前跑腿去传递消息。总之，一个是卡好时间节点，一个是让志愿者随时跟着该板块的负责人，随机应变。
活动于16:10分正式开始，演员也到位了，按流程进行，领导讲话、主题节目、主题论坛、抽奖环节和拍卖环节进展顺利。

五、主题节目：有回忆，有共鸣，有韵味
这次活动，我们校友会节目精彩纷呈。
主持人：崔洪宇  郑淑杰



怀旧金曲唤起了我们共同的回忆，歌曲《武汉》，重温难忘的城市，难忘的小南湖和九孔桥。



河南卫视《梨园春》栏目青年明星擂主  谷亚楠   演唱豫剧《朝阳沟》选段




下：张哲师妹的《茶山刘》，让我们重新想起那熟悉的538和茶山刘

校友的瑜伽展示


下图：王甫昌师弟一首《光辉岁月》为节目环节画上一个句话。


六、主题论坛：有思想，有互动，有共鸣
我们邀请了公职界、法律界、金融界和企业界的优秀校友，分享奋斗历程，探讨郑州房产的走势，分析未来的投资热点，气氛特别热烈，我自己一字不落的记录了。

贾春莲师姐说，新时代要拥抱变化、苦练技能，让我印象深刻。

七、拍卖环节：有水平，有眼光，有胆量
校友赞助的7副字画全部被校友高价拍卖成功，彰显了我们校友高度的品味、爱心和实力。



八、领导对我们的肯定：有鼓励，有希望，有进步
敬酒的时候，我问张会长，这次活动举办的是否满意，张会长开口一笑：“满意、非常满意！”我们放心了。
这次活动也吸引河南18地市的校友前来参与或表演节目，显示了我们活动的吸引力。


九、遗憾的地方：奖品多，互动少，交流少
这次活动奖品比较丰厚，校友赞助的礼品也比较多，没有当场发放，现场抽奖奖品只能采取邮寄。
有的校友说互动不足，只认识了一个桌的人，不认识其他桌的人，这是客观情况。只要我们包桌就会出现这种情况，下次活动，可以采取自助餐鸡尾酒会或舞会的形式，让大家更好的去交流，也可以采取爬山郊游等形式让大家加深了解。毕竟这次是相隔四年才重启的校友活动，以后我们来日方长。
有人说，组织校友会活动费力不讨好，但是作为奋斗比较成功的校友比如朱学良、李若彪等，总是给校友们说，自己的成功离不开校友的帮助。最后，希望年轻、有想法、有热心的校友报名河南校友会秘书处，向上海校友会学习，发挥自己的聪明才智，让校友会活动做得更出彩。

组织大型活动的实质其实就是海量信息的整理和处理！！！



文/万浩    中南财经政法大学2001级新闻学，辅修会计第二学位，河南电视台财务部工作，高级会计师，国家二级心理咨询师，喜欢看书、练字、写作。





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